Estoy probando la manera más interesante de crear archivos PDF, para generar las descargas de manuales de DesarrolloWeb.com con un formato más personalizado y he visto que OpenOffice es la herramienta que más se ajusta a mis necesidades. Así pues, me he decidido a escribir este artículo para compartir mis experiencias con los lectores.

Así pues, voy a dar un análisis de la herramienta "Exportar a PDF" de OpenOffice y de las ventajas que he encontrado con respecto a otras soluciones que había utilizado en el pasado.

Comenzaré diciendo que antes utilizábamos una impresora PDF para generar las descargas de manuales. Por medio de estas impresoras, con el comando imprimir de cualquier programa, podemos volcar el contenido de cualquier documento a un archivo PDF. El resultado es interesante y sobre todo útil porque sirve para cualquier programa que permita imprimir documentos, pero tenía algunos detalles que no me acababan de convencer.

1.- Quería hacer un sistema más personalizado. Donde los documentos tuviesen un pie y una cabecera en cada página, con el logotipo de desarrolloweb y otros elementos.

2.- Quería conseguir que los enlaces de los documentos PDF fueran hipervínculos y por tanto, se puedan clicar.

Con estas dos necesidades, quedaba claro que necesitaría de un editor de texto avanzado, que permita editar pie y cabecera de los documentos. Lo de los hipervínculos no me quedaba claro cómo lo iba a conseguir, pero sabía que los PDF sí soportan enlaces. Con OpenOffice conseguí todo lo que necesitaba de una manera instantánea.

Exportar documento a PDF desde OpenOffice

Lo cierto es que realizar este paso es tan sencillo que ni merece explicaciones. En la barra de tareas del editor de textos de OpenOffice encontraremos un icono con el logo de PDF, que si lo pulsamos nos abrirá un cuadro de diálogo para que seleccionemos o demos el nombre del archivo PDF a generar.

También podemos acceder a la opción de exportar a PDF desde el menú de Archivo.

Simplemente es dar el nombre del fichero que se debe crear y listo! en un instante habremos creado el PDF.

Lo bueno de este archivo es que:

- Guarda todos los estilos del documento, tal como lo vemos en OpenOffice. La conversión a PDF es perfecta y las diferencias entre el documento original y el PDF son mínimas o inexistentes.
- Todos los enlaces se ven perfectamente, con sus estilos, y además se pueden pinchar, para ir a la página que se está enlazando. Este era uno de los detalles que más me interesaba disponer en los manuales de desarrollo web .com que estamos preparando para descarga y que no teníamos anteriormente.
- Puedes editar perfectamente el documento, con todas las facilidades que te da el editor avanzado de textos de OpenOffice y guardarlo en el formato de OpenOffice, para poder abrirlo y reeditarlo en cualquier momento. Debemos saber que el formato PDF es muy dificil de editar una vez está creado, por lo que es muy recomendable guardar una copia en un formato que sí sea editable con facilidad, para poder cambiarlo si fuera necesario y luego volverlo a exportar para crear el archivo PDF actualizado.

Eso es todo. Gracias a OpenOffice podremos actualizar las descargas de DesarrolloWeb.com y de paso darles un estilo mucho más atractivo. Y no hay que olvidarse que OpenOffice es gratuito. Sin duda, todo un lujo por nada.