Documentación que debe proporcionar el cliente para definir su proyecto

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Ideas sobre la documentación que un cliente debe aportar al desarrollador para la realización de un proyecto y que debes asegurarte que conoces antes de ponerte a desarrollar o incluso presupuestar un trabajo.
A lo largo del Manual del buen Freelance hemos visto muchas buenas prácticas en el trabajo que debes aplicar como desarrollador. Claro que si quieres ser un buen profesional, o por lo menos aparentarlo, tienes que comprometerte con la calidad y debes seguir tantos consejos expresados en dicho manual como puedas. Los que han seguido el texto hasta este artículo habrán podido conocer muchas buenas prácticas a la hora de definir un proyecto, presentar un presupuesto para un cliente o desarrollar el trabajo final. Sin embargo, nos hemos dado cuenta que nos falta por tratar un punto tan importante o más que los anteriores, que un ideario de materiales que podemos solicitar a nuestro cliente cuando nos solicita un presupuesto.

Cuántas veces habré visto, durante los pasados años en los que trabajé como freelance, clientes que nos solicitan hacer tal o tal proyecto y que dejan a nuestra libre interpretación sus necesidades. Muchos clientes nos describen su idea con una frase de 20 palabras y ahí nos dejan, con más incógnitas que respuestas sobre lo que deben estar deseando. Con ello piensan que tenemos todo lo que necesitamos para darles un presupuesto.

En esos casos, generalmente tratamos de escribir al cliente o ponernos en contacto por otro medio, para preguntarle más datos sobre sus necesidades de proyecto, con los que hacernos una mejor idea sobre lo que deba estar queriendo. Los buenos profesionales saben sacarle la información al cliente, incluso a los más cerrados, puesto que son conscientes de que su éxito depende de la comunicación con el solicitante en esta primera etapa.

Así que, a modo de lista, voy a relatar una serie de puntos que podemos agrupar en un documento que enviarle a nuestro cliente, para que nos responda cada item y así hacernos una idea exacta de sus necesidades. Esas respuestas servirán para dos objetivos:

  • Primero, conocer todos los detalles que nos den una idea más exacta sobre el alcance del proyecto que tiene el cliente en la cabeza.
  • Segundo, pero no menos importante, desprendernos de los típicos clientes que sólo quieren hacernos trabajar a nosotros y que les presentemos un presupuesto completo, que quizás luego ni lean y sólo analicen el precio que les hemos pasado. Por lo menos, con este cuestionario tendrán que detenerse un poco para contarnos más cosas y tomarse la molestia de ponerlas por escrito. Si no lo hacen, es que no era un buen cliente para vosotros, que no tenía suficiente interés en su propio proyecto. Por tanto lo más seguro es que la creación del presupuesto para ellos sea un trabajo perdido.

Posible cuestionario al cliente

A continuación podemos ver la lista de puntos que podríamos enviar al cliente, enfocados en proyectos de páginas o aplicaciones web.

Nota: Esta lista seguramente se podría completar con muchos otros puntos importantes. Todo depende de hasta qué punto quieras ser detallista. Lo mejor es tener el ideario en un documento genérico, que le enviamos a todo cliente antes de empezar las conversaciones. Ese documento lo iremos completando a lo largo de nuestros años de experiencia como freelance, agregando preguntas o planteándolas mejor, para obtener justamente aquellas respuestas que esperamos de los clientes.

Objetivo:
Describa el objetivo que desea cumplir con la realización del proyecto.

Requisitos:
Describa cada uno de los puntos que considera clave para buscar soluciones que se adapten a su forma de entender el proyecto. Estas son algunas ideas de requisitos que pueda tener:

  • Funcionales (operativa del proyeco que desea se implemente)
  • Tecnológicos (herramientas o tecnologías que desea usar, si es que tiene preferencias)
  • Artísticos (necesidades relacionadas con el aspecto o el diseño que desee)
  • Usabilidad (cómo piensa que debe ser la comunicación del proyecto con los usuarios que lo utilicen)
  • Administración (las necesidades que desea cubrir para administrar el proyecto)
Público al que se dirige:
Nos resultaría de utilidad conocer a qué público estaría dirigido el proyecto. Por favor, descríbalo.

Competidores o páginas/servicios de referencia:
Una buena manera de hacernos entender mejor sus necesidades es a través de otros negocios o proyectos que tenga como referencia. ¿Dispone de algún proyecto o producto competidor similar al que quiere realizar? ¿Cuáles serían las diferencias entre esos productos/servicios existentes y el que usted desea realizar?

Enumeración de secciones:
Enumere cada uno de los puntos que piense se deban tratar en su proyecto. Si es una página web, enumere las secciones que debe contener y describa cada una de ellas.

Herramientas de software:
¿Dispone de alguna herramienta de software que considere que se deba utilizar? En el caso que su aplicación o proyecto se pueda realizar con alguna solución de software libre ¿estaría interesado o le es indiferente? ¿Su empresa dispone de algún otro desarrollo que desea integrar en este proyecto, ya sea una página web que tengan actualmente o alguna aplicación empresarial de escritorio?

Gestión de contenido:
¿Desea poder administrar usted mismo todos los contenidos de su página web, para poder añadir contenido o modificar el existente por usted mismo y sin la intervención de personal técnico? ¿tiene alguna preferencia de software de gestión de contenidos (CMS) a utilizar en su proyecto?

Redacción de textos / contenidos:
¿Entregará todos los textos de su página web en archivos digitales? ¿Correrá por nuestra cuenta la redacción de algún texto de los utilizados en el web? ¿Necesita que algún profesional especializado redacte textos periódicamente para publicar en su web?

Imágenes:
¿Dispone y nos hará llegar cada una de las imágenes y fotografías de su página web o las tenemos que generar por nuestra cuenta? ¿Dispone de un logotipo en archivo digital con buena definición? ¿Dispone de imágenes de sus productos o tenemos que hacer las fotos? ¿Desea que nosotros retoquemos las imágenes o las entregará ya optimizadas (tal como quiere que se publiquen en su página web)? ¿Desea que un fotógrafo profesional realice las fotos de su oficina / productos o puede ser un fotógrafo ocasional con una cámara digital de consumo?

Vídeo:
¿Desea incorporar vídeo a su proyecto? En caso afirmativo ¿Qué usos del vídeo estaría interesado en realizar? ¿Desea que nuestros profesionales le aconsejen soluciones de vídeo o que produzcamos el vídeo de sus productos o servicios?

Hosting:
¿Dispone actualmente de un dominio y alojamiento donde publicar su página web? ¿Desea que lo contratemos nosotros mismos para usted? ¿tiene algún requisito en cuanto a este asunto o podemos aconsejarle el producto que pensemos mejor se adapte a sus necesidades? ¿Le interesa que los servidores web que utilicemos estén en alguna localización geográfica (puede interesarle en caso que esté dirigiéndose a un mercado en concreto)?

Web 2.0:
¿Hasta qué punto quiere que su web esté abierto a la participación de los usuarios que lo utilicen o lo visiten? ¿desea integrarlo con redes sociales populares, como Facebook o Twitter? ¿estaría interesado en el desarrollo de alguna aplicación que se ejecutase sobre Facebook, para que la puedan utilizar desde dentro de la propia red social?

API o servicios web relacionados:
Si lo conoce ¿Existe algún servicio web que desee integrar en su aplicación? Por ejemplo Mapas de Google, álbumes de fotos como los de Flickr o Panoramio, aplicaciones de Google Apps, servicios de edición fotográfica, servicios de acortar direcciones web, etc.

Marketing y promoción de su proyecto:
¿Está interesado en el diseño de alguna estrategia de marketing para dar a conocer su proyecto? ¿Desea que la implantación de esa estrategia de marketing corra por nuestra cuenta? ¿Está interesado en algún punto específico que conozca o haya oído hablar sobre estrategias de comunicación, tales como SEO, Link Building, redes sociales, marketing viral, etc.?

Tiempo de desarrollo e implantación:
¿Tiene alguna necesidad en cuanto a los tiempos de puesta en marcha de su proyecto? Nos referimos tanto al tiempo de definición del mismo, como a las etapas de desarrollo e implantación. ¿Alguna fecha límite en la que desee que esté todo listo y funcionando?

Mantenimiento:
¿Desea que seamos nosotros los que llevemos el mantenimiento de su página web o prefiere que sea personal de su propia empresa? ¿Desea una oferta integral para incorporar nuevos contenidos periódicos a su página web? ¿Con qué periodicidad? ¿Desea una oferta por nuestra parte para mantener todos los contenidos de su página web, tanto textos, fotografías u otros materiales de su página, o sólo para editar los textos o fotografías?

Formación:
¿Opina que será necesario que una persona de nuestro equipo le enseñe a manejar todas las herramientas a utilizar en el trabajo en el día a día con su aplicación? ¿Esa etapa de formación, desea que se realice en sus propias oficinas? ¿prefiere dejar la decisión de este punto para más adelante?

Otros datos que juzgue interesante para ayudarnos a entender sus necesidades:
En definitiva, por favor, escriba todos los datos que piense que puedan servir de utilidad para crear una oferta adaptada a las necesidades de su proyecto. Recuerde que, cuanto más específico sea, más podremos ajustar el presupuesto a la realidad de su proyecto y a sus necesidades. Recuerde también que esta etapa de análisis y especificación de su proyecto es de vital importancia para que el resultado final cumpla exactamente los objetivos que usted se ha planteado para la realización de su proyecto.

Conclusión sobre los datos a pedir al cliente

Seguro que muchas personas que puedan leer este texto ya realizaron en el pasado, o tienen en su poder, documentos similares que ayuden a establecer los objetivos y necesidades de los clientes que nos solicitan presupuesto. Incluso, quien nunca utilizó un documento de este estilo, tendrá algunas ideas de preguntas que también resultaría útil realizar a nuestro cliente.

Por ello, invito a los lectores a comentar este artículo y realizar sus sugerencias sobre qué debe aportar un cliente para que el profesional pueda presupuestar, y desarrollar un proyecto, en la medida exacta de las necesidades del solicitante.

Autor

Miguel Angel Alvarez

Miguel es fundador de DesarrolloWeb.com y la plataforma de formación online EscuelaIT. Comenzó en el mundo del desarrollo web en el año 1997, transformando su hobby en su trabajo.

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Comentarios

Roberto

01/3/2011
Estructurar los requisitos de todo proyecto software
Muy interesante el articulo. Es un tema que nos interesa especialmente en SoftAuction, porque es la base de nuestro modelo de negocio. Por ello, hemos creado un modelo de documentos de requisitos de usuario (uno publico y otro privado) que intenta cubrir todas las necesidades a la hora de iniciar un proyecto.
Es tan fácil como que si no sabes explicar lo que quieres, difícilmente un profesional del software podrá desarrollartelo.
Si alguien esta interesado en ver como lo hacemos nosotros, que nos visite en http://www.softauction.es

luis daniel

01/3/2011
Saludos
Hola, he leido el articulo, me parece un aporte importante, una persona al iniciar un proyecto de gran magnitud o de poca magnitud inexperto siempre se pregunta que puede preguntarle al cliente, y la verdad es que siempre existen cosas que pasan por desapersivido y es de suma importancia que quien este a cargo del proyecto tenga contacto con el cliente muy frecuentemente...

Saludos y exitos en sus labores a Diario...

BSD05

01/3/2011
Añadir al PDF
Me parece un Manual estupendo, pero falta esta ultima parte que creo que es tan esencial como el resto o incluso mas, ya que si no planteas bien el proyecto desde el principio te consumira mucho mas tiempo y dinero que lo presupuestado. ¿Se podria añadir al archivo descargable?

Muchas gracias de antemano.