No fue tan simple la pregunta!
con php podes hacer un upoad a una determinada carpeta, lo ideal seria que la aplicacion corra en un webserver dentro de la copisteria (en la misma lan) para que se puedan aceder a los archvos si tener que bajarlos ni saturar algun hosting pedorro.
Podes hostear el sitio en un linux y con el comando mail mandas el alerta.