Considerando que SharePoint garantiza un ambiente colaborativo, centrado en el usuario, y que además tiene capacidades de indización y búsqueda integradas, únicas en una herramienta de este tipo, es un candidato por excelencia para implementar y dar soporte a una serie de servicios relacionados con un entorno docente. En este trabajo se muestran las experiencias y las ventajas de usar SharePoint como solución de amplio espectro y más flexible que otras tradicionalmente aplicadas en los servicios educativos. Se ilustran las bondades de usar SharePoint, y en particular algunas de las novedades de Share- Point 2010 cuando se trata de complementar e integrar servicios académicos con otros servicios, como pueden ser los de tipo administrativo.

Orquestación de una “nube” académica

El concepto de software como servicio (SaaS1) es una característica distintiva de la Web 2.0, y cambia la filosofía con la que se desarrolla y se consume el software, liberando a los clientes de la responsabilidad de mantener la infraestructura sobre la cual el software funciona, de las actualizaciones periódicas y del mantenimiento, para concentrarse en cómo usar y sacar su mayor provecho del software. El término Computación en la Nube no es más que la evolución de este concepto, creando una infraestructura técnicamente preparada para desarrollar, publicar y consumir servicios en la Web de manera agnóstica. A su vez, para los desarrolladores consiste en un espacio virtual de recursos, en el cual se pueden publicar sus aplicaciones y servicios, los cuales pueden variar dinámicamente según las demandas. Este último punto es una de las ventajas significativas de este enfoque, ya que cada aplicación en la nube usará solo los recursos que realmente necesite, sin tener que ocupar recursos innecesarios si tuviera que estar montada sobre una infraestructura local. Para los consumidores de los servicios en la nube, que pueden ser tanto usuarios finales como desarrolladores, es indiferente saber dónde se encuentran físicamente alojados los servicios. De hecho, un mismo servicio no tendría que estar siempre en una misma ubicación física, la cual pudiera cambiar sin que ello afectase la manera en la que es consumido.

Existen ya varios proveedores de este servicio de nube en la Web, por ahora liderado por Amazon, IBM y Microsoft. Éstos brindan el servicio de nube para uso público, donde los desarrolladores pueden colgar aplicaciones que luego son consumidas a través de Internet. No obstante, vale la pena plantearse la posibilidad de replicar esta filosofía a pequeña escala, con el fin de lograr una plataforma autosuficiente en la que puedan encontrarse soluciones a problemas particulares de un entorno mucho menos amplio.

Este concepto de Computación en Nube necesita concretarse en una plataforma real sobre la cual desarrollar los servicios, publicarlos y consumirlos. SharePoint 2010 presenta de forma predeterminada muchas funcionalidades, que orquestadas adecuadamente, permiten dar solución a gran parte de los problemas encontrados, reflejando de alguna manera conceptos característicos de la “nube”.

El entorno académico

En un ambiente académico existen numerosas necesidades, como son la publicación de documentos, la clasificación de información no estructurada tales como ejercicios y soluciones, espacios para la colaboración y debate, espacios personales, disponer de fácil acceso a un gran volumen de información proveniente de disímiles fuentes, el manejo de usuarios a partir de su rol, entre otras. SharePoint brinda de manera predeterminada (out of the box) una serie de características que satisfacen perfectamente estas necesidades.

Un primer objetivo para nuestro entorno académico es que cada asignatura disponga de un sitio para el intercambio y colaboración entre profesores y estudiantes. Las wikis, blogs, listas de discusión, encuestas, calendarios, lista de contactos y bibliotecas de documentos, herramientas predeterminadas en SharePoint, permitieron orquestar una plantilla de tal sitio con las funcionalidades básicas, logrando integrar en un único sitio todas las actividades relacionadas con cada asignatura e incluyendo capacidades de búsqueda y recuperación de la información almacenada (desde conferencias a seminarios impartidos por los propios estudiantes). El concepto de plantillas de sitio permite encapsular un conjunto de funcionalidades para replicarlas dentro de sitios que tengan propósitos similares. En la figura 1 se muestra cómo esta idea se complementa con una concepción jerárquica donde la raíz es un sitio destinado a la gestión docente en general y a la recopilación de información común, y en el nivel inferior se encuentran los sitios creados a partir de plantilla de sitios de asignatura, que a su vez pueden tener sub-sitios orientados a problemas particulares de cada asignatura.

Colecciones de sitios en SharePoint

Tal jerarquía de sitios bajo la filosofía de SharePoint se consolida en una colección de sitios. Una ventaja destacable de las colecciones de sitios es el hecho de permitir el control de los usuarios de forma centralizada, dándoles los permisos adecuados de acuerdo a sus roles generales o dentro de cada sitio en particular.

De esta manera, la administración de toda la colección de sitios de asignatura puede realizarse de forma distribuida en cada sitio de asignatura a través de sus responsables, y no necesariamente centralizada a través de un único administrador. Por ejemplo, si una asignatura necesita crear un nuevo blog dedicado a tratar un tema de interés o si desea crear una encuesta para conocer la opinión de los estudiantes acerca de algún asunto específico, puede encargarse de ello el administrador del sitio de asignatura en cuestión sin tener que depender, como en muchos sitios tradicionales, del omnipotente pero no siempre omnipresente administrador global del sistema. Así cada usuario, con los privilegios adecuados, puede contribuir en la extensión de su sitio sin necesidad de involucrar en ello a ningún desarrollador. Esto es muy representativo de la dinámica de un entorno académico, por naturaleza más flexible y liberal.

Sin embargo, hasta ahora los propietarios de sitios de asignaturas solo podían crear elementos que estuviesen predeterminados en el sistema (wikis, blogs, bibliotecas de documentos), pero para agregar un nuevo WebPart personalizado tenían que contar obligatoriamente con el administrador de la granja de SharePoint. Con SharePoint 2010 se brinda el concepto de Sandboxed Solutions que permite la creación de características controladas que ejecuten con la mínima cantidad de permisos, de forma tal que puedan ser desplegadas de manera natural y segura sin contar con el administrador de la granja de SharePoint. Es de esperar que este tipo de solución acceda solo a un subconjunto de funcionalidades de SharePoint; aquellas que se sabe que no pondrán en riesgo la estabilidad del ecosistema SharePoint. De esta forma se descentraliza la extensión de SharePoint, traduciéndose en una evolución más rápida de las características de las colecciones de sitios. Nótese que este concepto está muy ligado al paradigma de computación en nube.

Otra ventaja de esta estructura jerárquica es la capacidad de consolidar información similar de los sitios de asignatura en el sitio raíz, o Portal de Docencia. Por ejemplo, en el calendario de este portal se mezclan todos los calendarios de los sitios de asignatura; de esta manera, los usuarios pueden no solo ver los eventos relativos a una asignatura, sino todos los eventos docentes, y de esta forma determinar posibles conflictos en cuanto a coincidencias y demás. Esta funcionalidad se logra gracias a la posibilidad de SharePoint de realizar consultas multi-listas (Cross-List Queries). Tener un calendario global en la raíz de la colección de sitios (en este caso, el portal de docencia) que centralice toda la información de los calendarios de los subsitios, es tan simple como pedirle a SharePoint "dame todos los ítems con tipo de contenido Evento que se encuentren en esta colección de sitios", y luego mostrarlos en un WebPart personalizado o procesarlos según convenga (listado 1).

Listado 1
SPWeb webSite = SPContext.Current.Web;
SPSiteDataQuery query = new SPSiteDataQuery();
query.Query =
"<Where><Eq><FieldRef Name="ContentType"/>" +
" <Value Type="Computed">Evento</Value></Eq></Where>";
System.Data.DataTable items = webSite.GetSiteData(query);
foreach (System.Data.DataRow item in items)
{
Response.Write(SPEncode.HtmlEncode(item["Title"].ToString()) + "<BR >");
}

Perfiles de usuario, Mi Sitio

Un concepto que ha sido revolucionado en SharePoint 2010 es el de perfiles de usuario y los llamados Mi Sitio (My Site), que se presentan como un espacio personal para colaborar y mantenerse informado sobre lo que ocurre en los demás sitios. En su versión anterior, estos sitios personales permitían poco más que gestionar información personal y compartir documentos.

En SharePoint 2010 se logran características que convierten a estos sitios personales en una suerte de red social. Desde siempre los perfiles de usuario han servido para que los directivos obtengan información de sus subordinados, pero en los últimos tiempos han cobrado vida y evolucionado para convertirse en un suceso social, similar a la ya célebre red social Facebook.

Precisamente lo que ha hecho popular a Facebook es la facilidad con la que los usuarios pueden comunicarse e intercambiar información, creando un entorno de amigos o compañeros de trabajo que comparten gustos y preferencias. En un escenario académico, un perfil social es también una herramienta útil para el propio trabajo, ya que se pueden crear relaciones entre aquellos usuarios que comparten líneas investigativas o docentes comunes, colaboran en una misma tarea, poseen habilidades específicas (como puede ser todos los que prefieren un determinado lenguaje de programación) o desempeñan ciertas actividades en la organización. Las facilidades que brinda SharePoint con Mi Sitio sientan las bases para la creación de este perfil social a nivel de una institución, lo cual se ve complementado con las capacidades de búsqueda de personas que aporta el centro de búsqueda empresarial. La figura 2 muestra el perfil de usuario en SharePoint 2010 junto con algunas características sociales, como son una lista de compañeros con vínculos activos a sus respectivos perfiles, temas en los cuales el usuario puede ayudar a otros, la traza de actividades recientes y capacidades de microblogging usando el status encima de la foto.

Taxonomías y etiquetado

La capacidad de etiquetado presente en SharePoint 2010 es una de las funcionalidades que aportan un valor agregado a la plataforma y sus servicios. Haciendo del proceso de etiquetado un proceso social, la clasificación de la información pasa de ser una tarea de una persona a ser una actividad que puede formar parte de la experiencia de navegación de todos los usuarios, lo que en última instancia ayuda a mejorar los resultados de las búsquedas. De esta manera, desde su perfil el usuario puede controlar, además de sus datos, aquellos documentos o páginas etiquetadas por él, y puede consultar las notas que ha dejado al visitar ciertas páginas. Muy interesante resulta el hecho de que los usuarios pueden etiquetar y anotar no solo páginas alojadas en SharePoint, sino también sitios externos. Así, los usuarios pueden clasificar los elementos y pueden ver la clasificación que han dado otros usuarios al mismo elemento, lo que es también una característica muy propia de un escenario académico. Además de las etiquetas como modo de clasificación, los usuarios podrán evaluar la calidad los elementos que tengan habilitada esta opción, y compartir el resultado de la evaluación con otros usuarios. Existe una etiqueta especial Me Gusta (I Like) que permite a los usuarios etiquetar aquellas páginas o documentos que resulten de su interés, y que luego podrán acceder desde vínculos colocados en su propio perfil para fácil acceso.

Esto se complementa muy bien con Mi Sitio, pues allí converge toda la información personal de los usuarios. Esta información puede ser lo mismo privada que pública, lo que en un entorno académico tiene grandes ventajas. Por ejemplo, cada estudiante pudiera ver en su sitio personal un resumen de sus resultados académicos, así como de las próximas actividades que debe realizar; esta información tendría carácter privado y sólo estaría disponible para el propio estudiante. Asimismo, un profesor puede mostrar a los estudiantes sus áreas de especialización e incluso un blog donde escriba sobre determinados temas, o mostrar disponible, sólo para sus colegas, información más restringida.

Como en este caso se trata de un perfil de usuarios que forma parte de una organización, la noción jerárquica que aporta visualmente un organigrama a la hora de conocer la estructura de jefes y subordinados es importante, y por ello lo vemos presente en el perfil del usuario, donde existe una pestaña dedicada para este fin, como se muestra en la figura 3. Vale destacar que las apreciadas comodidades de este organigrama son fruto de la integración entre Silverlight y esta nueva versión de SharePoint.

Presentación de los servicios de la nube

En comparación con la versión anterior, SharePoint 2010 incluye cambios sustanciales en la capa de presentación, mejorando de manera significativa la experiencia del usuario, que antes tenía que lidiar con una interfaz rígida plagada de postbacks. La nueva versión utiliza mucho más las bondades de AJAX y hace más agradable la experiencia del usuario. En la figura 4 se observa la aplicación de AJAX en una de las facilidades predeterminadas de SharePoint 2010: realizar ratings sobre documentos o elementos de listas en general.

Otra novedad en SharePoint 2010 que también puede apreciarse en la figura 4 es la presencia de un ribbon similar al de las aplicaciones de la suite Office, mediante el cual se puede realizar una gran variedad de acciones con pocos clics y, sobre todo, con poco intercambio con el servidor. Con este tipo de facilidades se puede brindar una interfaz para la que los usuarios no necesiten de largos períodos de entrenamiento. A diferencia de un entorno empresarial, en un entorno académico esto tiene especial valor, ya que la gran variedad de usuarios (incluyendo estudiantes a veces transitorios) que necesitan interactuar con el sistema no cuentan generalmente con tiempo para ser entrenados en el uso del mismo. La experiencia nos ha demostrado que esto se traduce en una mayor aceptación de parte de los usuarios.

Otra característica notable es la presencia de Silverlight como un elemento que forma parte de SharePoint, lo cual ya se pudo apreciar con los organigramas de Mi Sitio. El uso de Silverlight permite además la creación de páginas para la reproducción de multimedia, lo que aprovechamos en nuestro entorno educacional para la transmisión de materiales audiovisuales afines a una asignatura o temática.

Mejorando la visualización de los documentos con las Office Web Apps

Uno de los primeros en brindar a los usuarios la capacidad de crear y editar documentos directamente desde el navegador, sin necesidad de tener instalada localmente una aplicación ofimática, fue Google mediante sus Google Docs. Ello permitía a los usuarios crear y compartir documentos con otros usuarios, colaborando en la edición de los mismos, con el único requisito de disponer de un navegador Web. Éste fue uno de los primeros éxitos a gran escala del software como servicio (SaaS). Poco después, Microsoft publicó un servicio online con funcionalidades similares que dio en llamar Microsoft Office Live.

Sin embargo, la inclusión de las Office Web Apps (OWA) en SharePoint 2010 ha supuesto un gran paso de avance, trayendo este servicio a la intranet. Las OWA permiten a los usuarios visualizar y editar documentos de Word, Excel y PowerPoint directamente en el navegador, lo que se traduce en que no es necesario tener instalado localmente el paquete MS Office para visualizar un documento. De esta manera se garantiza que los usuarios puedan acceder directamente a gran parte de los documentos de su interés, necesitando solamente un navegador Web estándar que soporte JavaScript (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome y Safari por mencionar los más populares). Es importante destacar que esta característica permite acceder a la información desde cualquier sistema operativo en que se ejecute el navegador y no necesariamente desde Windows.

Dentro de un entorno académico, las OWA cobran gran protagonismo si se tiene en cuenta que alrededor de un 70% de los documentos que se ponen a disposición de los usuarios están basados en estos formatos, aunque sería interesante la posibilidad de contar también con algún servicio similar para al menos visualizar documentos en formato PDF. Es conveniente resaltar también que en el caso particular de PowerPoint existe una característica conocida como Presentation Broadcast que le permite al docente impartir en línea una conferencia y todos los participantes solamente necesitarán un navegador para visualizar en tiempo real el contenido de la presentación.

Desde la versión 2007, Microsoft basó el formato de los ficheros de Office en el formato abierto Open XML, algo que facilita la utilización de los documentos por otros fabricantes y productos. Una de las funcionalidades desarrolladas dentro de nuestro portal para SharePoint 2007 consistía en generar documentos Office del lado del servidor a partir de información almacenada dentro del sistema. Sin embargo, ahora con SharePoint 2010 se puede ir más allá, permitiéndoles a los usuarios disponer del documento generado directamente en el cliente dentro del navegador.

Búsquedas

Con tanta información diseminada en distintos formatos y distintas ubicaciones en la red, es inviable acceder de manera individual a cada una de ellas para buscar y hacer consultas. A nivel de Internet tenemos buscadores como Google o Bing, pero, ¿cómo buscar en una intranet académica y cuáles contenidos deben aparecer? Este problema se puede resolver utilizando las capacidades de búsqueda corporativa de SharePoint 2010, que hace posible contar con un centro de búsqueda único en el que los resultados se presenten de forma homogénea, para acceder a la información almacenada tanto en los sitios de asignatura, como en otros sitios de la intranet e incluso sitios externos.

La figura 5 muestra la página de resultados del Centro de Búsqueda FAST, que es un producto adicional que se integra a SharePoint 2010 y reemplaza al buscador predeterminado. Note que FAST brinda características adicionales que no se encuentran en el buscador predeterminado. A la izquierda de la figura se encuentran las opciones de filtrado por tipo de resultado, por sitio, por autor y por fecha de modificación. La lista de resultados cuenta con opciones de Vista Previa, que en el caso de presentaciones PowerPoint pueden visualizarse directamente. A la derecha de la página se muestran resultados de personas vinculadas con los términos de la búsqueda (en este ejemplo, miembros del colectivo de profesores del sitio de Programación). Este centro de búsqueda permite a su vez realizar búsquedas de personas en base a múltiples propiedades del perfil, para ello la pestaña Personas.

Usuarios avanzados

SharePoint no solo ha evolucionado de cara al usuario final; desde el punto de vista de los desarrolladores, existen también mejoras sustanciales que acortan el tiempo de desarrollo (ya mencionadas tempranamente en DNM) y a la vez permiten involucrar en este proceso, de manera sencilla, a desarrolladores que no tienen que estar especializados en la plataforma.

Entre las novedades más destacadas se encuentran el Managed Client Object Model y LINQ to SharePoint, temas que han sido tratados en los artículos de DNM. Éstas, junto a otras mejoras orientadas al proceso de desarrollo, permiten que la solución dada por un equipo de desarrollo pueda ser enriquecida por terceros que tengan los conocimientos necesarios. Esto es de especial interés en un entorno académico como el nuestro, en el que un ejercicio docente puede ser precisamente el de jugar el rol de desarrollador y tributar a la propia plataforma como parte de un entrenamiento.

Conclusiones

En este artículo hemos expuesto algunas de las novedades de SharePoint 2010 que, a partir de nuestra propia experiencia, pueden tributar a desarrollar servicios tan heterogéneos y dinámicos como los que se suelen demandar en un entorno académico.

Por razones de espacio, no se han podido abarcar todas las características de SharePoint 2010 que podrán ser de interés en el desarrollo de un entorno docente, como la evolución del antiguo BDC5 (ahora BCS), las nuevas características de Inteligencia de Negocios que se le han incorporado a la plataforma, así como el nuevo concepto de Documents Sets, un mecanismo para la organización de documentos basado en taxonomías. La gran ventaja es que la filosofía de SharePoint permite que nuevas soluciones basadas en estas características sean incorporadas como nuevos servicios dentro del sistema. De esto se podría tratar en futuros trabajos.