2 reglas para mejorar la búsqueda en tu intranet.

Envía una newsletter a tus compañeros de trabajo con unas reglas sencillas y claras para mejorar la documentación existente y futura en tu intranet.

Ponle un título a tus documentos claro y concreto

El nombre del fichero debe contener las palabras clave que mejor lo describen. Evita cualquier tipo de "código" interno tipo "ahc_tic_8876_esp.doc" que nadie va a ser capaz de interpretar.

endesa_resultados_anuales_2006.doc
endesa_consenso_analistas_junio_2006.doc
endesa_opa_acciona_enel.doc

Usa guiones bajos (_) o medios (-) para separar las palabras clave.

La portada del documento

Esta es la única página que debe ser "normalizada" en lo posible.

La portada debe contener los siguientes apartados:

• Nombre del Autor
• Fecha
• Título
• Palabras clave. Una serie de palabras clave separadas con comas que describan de la forma más exacta lo que contiene el documento. Con las palabras clave podrás incluir sinónimos, información adicional que ayudará a indexar el documento
• Objetivos. Describir en 2 líneas para que sirve este documento

Con esta página sea cual sea la herramienta que tengamos en la intranet podremos ayudar al robot de búsqueda a indexar mejor nuestros documentos.

Por otro lado, los usuarios a la hora de abrir documentos podrán deducir rápidamente si el documento es lo que buscan o no.

Sobre la herramienta de búsqueda

Antes de adquirir una solución de búsqueda existen unos mínimos que debes tener claros.

Establecer escenarios y crear un brief lo más claro posible

Haz escenarios de búsqueda, habla con la tus compañeros sobre sus dudas, problemas a la hora de manejarse por la intranet, mira los logs de tu intranet, etc...

Intenta tener claro un brief para hablar con los proveedores e intenta comunicarles con la máxima claridad lo que quieres, objetivos, volumen, problemas, cómo quieres que sean los resultados, formato de la página de búsqueda, etc...

Panel de control del buscador de una intranet

El buscador debe tener un panel de control que se pueda explicar y entender. Si el proveedor no es capaz de explicar con claridad el panel de control o tu no lo entiendes, díselo y pídele que lo explique con claridad.

Debes ser capaz de entender cómo va a funcionar el buscador que vas a comprar.

Pídele a tu proveedor que te instale un prototipo y pídele hacer pruebas de forma constante durante al menos 3 meses antes de instalarlo de forma definitiva.

Hasta que se ajusta, puedas hacer pruebas, ver resultados, volver a ajustar, etc... pasarán 3 meses. Hazlo despacio y prueba con grupos pequeños antes de lanzarlo a una escala mayor.

Al acabar, tu debes ser capaz de manejar el panel de control del buscador de forma autónoma.

Cheerleader

Es importante saber animar y dinamizar este tipo de proyectos. Usa la newsletter y anima a la gente informando sobre cómo va el proyecto, resultados, porque es importante, etc...

Distribuye la newsletter con cierta frecuencia y detecta a aquellos individuos que responden. Ellos serán aliados y amigos sobre los que poder construir el proyecto.

La clave y el conocimiento deben estar in-house.

Algo tan importante como el conocimiento de una empresa no debe estar en manos de un proveedor.

Por este motivo es muy importante que tu departamento de IT tenga acceso directo y pueda modificar y ajustar el panel de control del buscador.

Al acabar la fase de proyecto con tu proveedor, debes ser capaz de manejar el buscador de forma independiente. No dependas de nadie ajeno a la empresa y menos en algo tan delicado como la gestión de los documentos de tu empresa.