Recientemente he hecho un estudio de varios gestores de proyectos para incorporar a nuestra actividad diaria, de modo que se pueda llevar un control más minucioso sobre los proyectos en los que está implicada nuestra empresa.

A raíz de ello he considerado óptimo el explicar un poco lo que es un gestor de proyectos y dar varias posibilidades para el usuario interesado en administrar un sistema de estos.

Un gestor de proyectos es una herramienta o software que permite llevar un control minucioso de cada uno de los proyectos de una empresa. El control implica todas las partes del trabajo, como la planificación, desarrollo y producción, así como el trato con el cliente.

Un gestor de proyectos debe ser capaz de gestionar varios trabajos, ya sean internos de la empresa o contratados por clientes. Dentro de cada proyecto o trabajo, debe poderse administrar todo tipo de ítems como:

• Proyectos, con descripciones, fechas de entrega, tiempos estimados, etc.
• Usuarios, generalmente los trabajadores que están implicados en las tareas de los proyectos.
• Tareas, manejando especificaciones, plazos, prioridad, planificaciones de tiempo, etc. y además debe poder asignar recursos de la empresa (generalmente empleados) a cada tarea.

Esto es un punto inicial a partir del cual el gestor de proyectos puede complicarse tanto como se desee, agrupando más o menos posibilidades y opciones para gestionar cada uno de los trabajos de la empresa y facilitando las tareas de administración al responsable de los grupos de desarrollo o de los distintos proyectos. Opciones avanzadas pueden ser:

• Gestión del tiempo de cada usuario, con posibilidad de fichar horas e imputar a cada una de las tareas del proyecto.
• Diagramas de Gantt de las distintas tareas a realizar, con su disposición en un calendario de días.
• Generar reportes de carga de trabajo de los trabajadores y en qué están empleando el tiempo.
• Gestionar dependencias en tareas, que se tengan que hacer unas después de otras.
• Llevar un control de las comunicaciones entre usuarios gestores y el cliente, así como llevar un registro histórico de los materiales que se hayan entregado o utilizado para la especificación o desarrollo del proyecto.

La utilización del gestor de proyectos puede ser algo específico de la persona encargada de la gestión del proyecto (el administrador, gestor o jefe del proyecto). Entonces es un programa que el gestor utiliza y le sirve internamente para saber acerca de la marcha del proyecto (en qué punto se encuentra en cada momento y los tiempos o recursos que necesitará hasta la finalización). Pero también puede ser una herramienta que utilice todo el equipo de desarrollo y entonces se trata de una utilidad más completa, porque no sólo sirve al gestor, sino también a cada uno de los integrantes de la empresa, para saber las tareas que tienen pendientes y la marcha de cada una de ellas.

Tipos de gestores de proyectos

Seguro que se pueden hacer varias clasificaciones de gestores de proyectos, pero vamos a comentar ver una en función de la interfaz.

1.- Aplicaciones de escritorio: Son gestores de proyectos que funcionan como una aplicación de escritorio, es decir, un programa como cualquier otro que tengamos en nuestro sistema operativo. Por ejemplo:

• Microsoft Project (de la suite office)
• Team Manager
• Integrados en Outlook: Microsoft Outlook Project Management o Outlook Project Management
• Task Juggler (un proyecto de código libre para Windows)
• ToutDoux (otro software libre para sistemas Linux GNOME)
• KPlato (software libre para Linux con KDE)
• Open Workbench (Software libre para Windows)
• airTodo que es una aplicación de código libre que se integra con Eclipse y con soporte para los sistemas operativos más habituales.

2.- Aplicaciones web instalables en tu servidor: Son sistemas creados con interfaz web, que se acceden en un dominio de Internet o una intranet por medio de un navegador. Cuando están publicados en un dominio de Internet tienen la ventaja de que se pueden acceder desde cualquier ordenador en cualquier parte del mundo, siempre que tengamos una conexión a Internet.

• Código libre en PHP: Como dotProject, Open Project, Active Collab, Double Choco Latte, Tutos, PHProjekt, Project Pier
• Código libre para el framework Ruby on Rails
• Aplicaciones comerciales ASP: Ace Project (que tiene una versión online y una básica que es gratuita)

3.- Aplicaciones web que puedes usar como servicio: Son sitios web creados por empresas que ofrecen herramientas para gestión de proyectos y que cualquier persona puede utilizar con solo registrarse. Tienen la ventaja de no necesitar ninguna configuración ni un servidor específico donde instalarlos. Simplemente te tienes que registrar en el sitio web y empezar a trabajar! La desventaja es que muchos de ellos son de pago. Últimamente están apareciendo varios gestores de proyectos de este tipo que podréis encontrar fácilmente. Yo cito aquí un par de ellos que me parecen destacables por tener opciones gratuitas.

• Teambox (nosotros en DesarrolloWeb.com lo usamos para gestionar nuestros proyectos)
• onStage

Conclusión sobre la gestión de proyectos

Utilizar una herramienta de gestión de proyectos es imprescindible para organizarse, sobretodo en empresas de cierto tamaño, que manejen varios proyectos. Aunque será muy útil en general para cualquier grupo de trabajo, del tamaño que sea. Sobretodo muy interesante para modelos de empresa deslocalizada, cada vez más habituales, donde cada persona trabaja de forma remota.