Lo primero que se nos puede pasar por la cabeza cuando hablamos de Office en la nube es que vamos a disponer de las funcionalidades de Office sin tener que instalar nada, bueno Office 365 es mucho más. Office 365 nos proporciona un conjunto de servicios en modo SaaS (Software como servicio) que podremos adquirir de forma flexible y con una cuota mensual.

Entre los servicios de Office 365 encontramos: Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online, Office Web Apps y Office Desktops Apps.

Los servicios de Office365 se adquieren mediante suscripciones que se pagan mensualmente y permiten. Las suscripciones se podrían asemejar a las licencias pero con la ventaja de que se pueden reaprovechar entre distintos usuarios. Las suscripciones se pueden adquirir de forma flexible pudiendo añadir o reducir suscripciones en función de nuestras necesidades, evitando una inversión inicial alta y llevando el coste a una cuota mensual por usuario.

Actualmente las suscripciones se pueden adquirir en varios paquetes o planes: Plan 1 (Pequeñas empresas), Plan E para empresas medianas/grandes, plan K para usuarios de lectura.

Entre las características de los servicios podemos resumir:

• Exchange Online, ofrece servicio de correo sin necesidad de instalar ningún software, provee: buzones de correos, cuentas de distribución, la posibilidad de definir reglas, filtro anispam y de virus...
• SharePoint Online, permite disponer de todas las funcionalidades de colaboración y gestión documental que ofrece SharePoint 2010 pero en modo servicio.
• Lync Online, es la evolución de Office Communicatior y permite la comunicación instantánea entre compañeros o empleados.
• Office Web Apps, permite utilizar las funcionalidades Word, Excel, Power Point y One Note desde el navegador sin necesidad de realizer ninguna instalación.
• Office Desktops Apps, es una versión de Microsoft Office Professional en cliente asociada a la cuenta de Office365, se adquiere de forma mensual.

Además de los servicios mencionados Office 365 ofrece una serie de características comunes como:

• Construido sobre entorno seguro, ofrece mecanismos de seguridad como: SSL, contraseñas fuertes, aislamiento de datos cumplimiento de varias certificaciones de seguridad, integrado con ForeFront.
• Posibilidad de integración con dominios de nuestra empresa, mediante ADFS2 podremos sincronizar nuestros usuarios y directivas del dominio en Office 365 reduciendo el mantenimiento y pudiendo ofrece un inicio de sesión único.
• Mantenimiento transparente, el equipo de Microsoft Office 365 se encarga de toda las instalaciones, despliegues, backups y tareas de mantenimiento necesarias para el funcionamiento de Office 365.
• Alta disponibilidad, Office 365 está pensado para ofrecer una disponibilidad de hasta un 99%. Mediante la georeplicación, en caso de caída del centro de datos asignado se garantiza el servicio de forma automática en otro centro de datos de otra región.
• Actualizaciones automáticas, Office 365 irá aplicando los parches de cada uno de los productos de forma automática.
• Soporte, en función del plan que adquiramos podremos poner incidencias de soporte ante problemas encontrados con los servicios.

Para la gestión de los servicios, Office 365 dispone de un portal desde el que los administradores podrán configurar los servicios disponibles. Cuando hablamos de Configurar nos referiremos siempre a las posibilidades de personalización de los servicios como buzones, colecciones de sitio, cuotas, integración ADFS, pero nunca podremos configurar los componentes que componen cada uno de los servicios como IIS, la configuración de SharePoint 2010, Este es uno de los verdaderos atractivos ya que podemos conseguir un ahorro de costes en mantenimiento e infraestructuras.

Para poder utilizar Office 365 actualmente solo podemos hacerlo suscribiéndonos a la beta pública. Desde la URL https://portal.microsoftonline.com/ accederemos a la página de administración desde la que podremos añadir usuarios, asignar licencias y gestionar los distintos servicios.

Recursos

WebCast Office365
Office 365 Beta Service Descriptions
Centro de recursos del desarrollador de SharePoint Online (MSDN)
Microsoft Office 365 for IT Professionals Jump Start